尊敬的各位同事：

为了进一步提升公司内部办公环境的规范化与高效化，确保各类会议及接待活动能够有序开展，现对公司会议室和会客室的使用管理作出如下规定，请全体同事严格遵守。

一、使用预约制度

自即日起，所有部门和个人在使用会议室或会客室前，必须提前通过公司OA系统提交申请，并获得审批后方可使用。未经批准擅自占用会议室或会客室的行为将被视为违反公司规定，相关责任人将受到相应处理。

二、设备维护与清洁

使用完毕后，请务必检查并关闭所有电子设备（如投影仪、音响等），并将桌面整理干净。若发现设备损坏或未按要求清理场地，将由最后使用者负责赔偿损失。

三、时间安排

原则上，每个会议不得超过预定时间，如需延长使用时间，请重新提交申请并获批准。对于迟到超过15分钟且未事先通知的情况，该时间段将自动分配给其他有需求的部门。

四、保密要求

任何涉及敏感信息的讨论都应在指定的安全区域内进行，并采取必要措施防止泄露。参会人员应妥善保管好会议资料，不得随意复制或传播相关内容。

五、特殊情况处理

遇紧急情况需要临时借用会议室时，可先电话联系行政部协调解决，但事后仍需补办正式手续。

请各部门负责人积极宣传此通知内容，确保每位员工都能了解并执行上述规定。我们相信，通过大家共同努力，可以营造一个更加和谐、高效的办公氛围。

特此通知！

XX公司行政部

2023年XX月XX日

希望以上内容符合您的需求，如果有任何调整建议，请随时告知！