在企业日常运营中，文件的规范化管理是提升工作效率、确保信息准确传递的重要基础。为了统一公司内部各类文档的格式标准，提高文件的专业性与可读性，特制定本《公司文件格式规范（模板）》，适用于公司内部所有部门及员工。

一、文件基本结构

一份完整的公司文件通常由以下几个部分组成：

1. 封面页

- 公司名称（居中，加粗）

- 文件标题（居中，字体稍大）

- 文件编号（右上角或左下角）

- 编制部门/负责人

- 发布日期

2. 目录页（如适用）

- 用于内容较多的文件，列出各章节标题及对应页码。

- 使用“目录”作为标题，居中显示。

3. 正文内容

- 分章节撰写，每章标题应清晰明确。

- 正文采用统一字体和字号，建议使用宋体或微软雅黑，字号为小四或五号。

- 段落之间空一行，行距设置为1.5倍或固定值20磅。

4. 附录（如需）

- 包含补充材料、数据表格、参考文献等内容。

- 标注“附录”字样，并按顺序编号。

5. 签字页（如适用）

- 用于需要审批或确认的文件，包括起草人、审核人、批准人等签字栏。

二、格式细节要求

1. 字体与字号

- 黑体或加粗宋体，字号为三号或四号；

- 宋体或微软雅黑，字号为小四；

- 页眉页脚：宋体，字号为五号。

2. 页面设置

- 纸张大小：A4（210×297mm）；

- 页边距：上下左右均为2.54厘米；

- 页码：位于页面底部居中或右下角，从正文开始编号。

3. 段落与缩进

- 首行缩进2字符；

- 段间距：段前0.5行，段后0.5行；

- 行距：1.5倍或固定值20磅。

4. 标题层级

- 一级加粗，居中；

- 二级加粗，左对齐；

- 三级不加粗，左对齐。

三、文件命名规则

为便于归档与查找，所有公司文件应按照统一的命名方式进行命名，格式如下：

```

[项目/部门]_[文件类型]_[日期]_[版本号]

```

例如：

`市场部_年度报告_20250405_V1.0.docx`

- 项目/部门：如“市场部”、“人力资源部”；

- 文件类型：如“报告”、“通知”、“方案”；

- 日期：以YYYYMMDD格式表示；

- 版本号：V1.0、V2.0等，用于区分不同版本。

四、文件保存与归档

1. 所有正式文件应在发布后第一时间上传至公司内部共享平台或OA系统。

2. 文件应定期备份，防止数据丢失。

3. 归档时按年份、部门、文件类型进行分类存储，确保查找便捷。

五、注意事项

1. 文件内容应真实、准确、完整，不得随意篡改或删除。

2. 涉及敏感信息的文件应做好保密处理，未经授权不得外传。

3. 文件发布前需经过相关责任人审核确认，确保符合公司制度与业务需求。

通过严格执行本《公司文件格式规范（模板）》，能够有效提升公司内部文档的质量与管理效率，为企业的规范化运作提供有力支持。各部门应认真学习并落实相关规定，共同维护良好的文件管理体系。