为了规范公司的人事档案管理工作，确保员工信息的安全性与完整性，提高人力资源管理效率，特制定本规章制度。本规定适用于公司全体员工及相关部门，旨在明确人事档案的收集、整理、保管和使用流程，同时保障员工合法权益。

第一章 总则

第一条 本规定所指的人事档案是指公司在日常运营中形成的与员工个人相关的各类文件资料，包括但不限于入职申请表、劳动合同、培训记录、奖惩记录、绩效考核结果等。

第二条 公司人事档案的管理应遵循合法合规、真实准确、安全保密的原则，确保档案信息的完整性和可用性。

第三条 各部门需积极配合人事部门完成相关档案的建立和更新工作，并及时提供必要的支持。

第二章 档案的收集与整理

第四条 新员工入职时，人事部门应及时收集其个人基本信息及相关证明材料，并将其归档。

第五条 员工在公司期间产生的各类文件（如培训证书、奖惩决定等）均需由相关部门提交至人事部门进行统一归档。

第六条 每季度末，人事部门应对所有档案进行一次全面检查，确保信息的准确性与完整性。

第三章 档案的保管

第七条 人事档案应存放在专用保险柜内，非授权人员不得随意查阅或复制。

第八条 档案管理人员须定期对档案进行维护保养，防止因潮湿、虫害等原因造成损坏。

第九条 对于离职员工的档案，应在其正式离职后妥善保存至少两年，以便日后查询。

第四章 档案的使用

第十条 任何需要查阅或借用档案的人员都必须经过人事部门负责人批准，并填写《档案查阅登记表》。

第十一条 查阅档案时，使用者不得擅自复印或带走原件；如确需复制，须经主管领导同意。

第十二条 使用完毕后的档案应及时归还，并由档案管理员确认无误后入库。

第五章 监督与处罚

第十三条 公司将不定期组织内部审计，检查人事档案管理工作的执行情况。

第十四条 违反本规定的个人或单位将视情节轻重给予批评教育直至纪律处分。

第十五条 如发现有故意泄露或篡改档案内容的行为，公司将依法追究责任人的法律责任。

结语

良好的人事档案管理制度不仅能够为企业的发展提供有力支持，还能有效保护员工的合法权益。希望全体员工共同遵守本规定，共同努力营造一个健康和谐的工作环境！

以上即为《公司人事档案管理规定 规章制度》，自发布之日起施行，请各位同事认真阅读并遵照执行。如有疑问，请联系人事部门咨询。