为了规范公司内部行政类文件的管理流程，提高工作效率和信息传递的准确性，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的各类行政类文件的收发、存档、查阅以及销毁等环节。

一、文件分类与编号

1. 文件分类

行政类文件主要分为以下几类：

- 公司规章制度

- 决策会议纪要

- 内部通知公告

- 员工档案资料

- 外部来文文件

2. 文件编号规则

文件编号由部门代码+年份+顺序号组成，例如：“HR-2023-001”表示人力资源部在2023年发布的第一个文件。

二、文件收发管理

1. 收文管理

所有外部来文需统一交由行政办公室登记后分发至相关责任部门处理，并记录接收时间、经手人等信息。

2. 发文管理

内部文件由起草部门提交至行政办公室审核，审核通过后加盖公章并正式发布。未经批准不得擅自对外发送任何正式文件。

三、文件存储与归档

1. 电子文档管理

各部门应将重要文件及时上传至企业网盘或指定服务器，并设置权限确保信息安全。定期对电子文档进行备份以防丢失。

2. 纸质文档管理

纸质版文件须妥善保存于专用档案柜中，并按照类别整理整齐。超过保管期限的文件需经过审批后方可销毁。

四、文件查阅权限

1. 涉密文件仅限授权人员查看；

2. 非涉密文件可在公共区域供相关人员查阅使用；

3. 查阅时需填写《文件查阅登记表》，注明查阅日期、用途等内容。

五、文件销毁规定

对于已过期或无保存价值的文件，在获得上级领导同意后方可集中销毁。销毁方式包括但不限于物理粉碎或数据擦除，确保不留下任何可恢复的信息痕迹。

六、监督与考核

公司将不定期组织检查小组对各部门执行情况进行抽查，发现违反本制度的行为将予以通报批评并计入绩效考核。

以上即为本公司关于行政类文件管理的具体规定，请全体同事严格遵守，共同维护良好的办公秩序！

此制度旨在优化工作流程，提升管理水平，希望每位同事都能积极参与进来，为建设更加高效和谐的企业环境贡献力量！